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第23部分（第4页）

、“你”

、“我们”

等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说

服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。

组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参

考了别人的东西。

公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。

机智地写作

公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、

说明，不要把它掩饰成事实。

同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。

不要忘记检查

仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清

楚。

然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时

间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。

第七部分　书面沟通

电子沟通

你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的　Email呢！

这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。

在　20世纪　80年代中期，大多数人都没

听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。

Email还只是一种科学的构想。

不长的

十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。

而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的

生活已经离不开电子沟通方式了。

Email是公共的

电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。

一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个

备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电

脑里。

自动的备份功能还会创建更多的备份。

一个消息发出一年后，将会有　50个乃至更多的备份。

事实

上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。

Email和传